Secrétaire d’Unité

Description du poste

En votre qualité de secrétaire au sein de la Direction santé communautaire, vous jouerez un rôle essentiel dans la gestion du secrétariat de l’entité et dans l’établissement de relations fructueuses avec les entités internes ainsi que les partenaires de la santé communautaire. Vous assisterez la direction ainsi que les directeurs adjoints dans leurs activités et la conduite de la direction. Vous apporterez également un soutien aux membres de l’équipe dans la gestion de certains dossiers clés et dans leurs tâches administratives.

Responsabilités

• Gérer le secrétariat de la Direction santé communautaire, incluant la rédaction de courriers, l'établissement de documents et la mise à jour de fichiers et tableaux de bord.
• Assister la direction et les directeurs adjoints dans l'exécution de leurs tâches administratives quotidiennes, notamment la gestion de l’agenda, de la boîte mail et la préparation de documents pour des séances.
• Assurer le suivi et la coordination des dossiers et objets parlementaires, garantissant le respect des processus et des délais.
• Favoriser la circulation de l’information pour le bon fonctionnement de l’équipe et promouvoir une dynamique d’équipe engageante.
• Assurer la suppléance dans la gestion des secrétariats d'autres directions de la Direction générale de la santé en l'absence du·de la secrétaire.

Qualifications

• CFC d’employé·e de commerce ou titre jugé équivalent, idéalement complété d’une maturité.
• Expérience professionnelle d'au moins 5 ans.
• Bonnes capacités rédactionnelles, aisance avec les chiffres et maîtrise des outils informatiques courants.
• Aptitude à travailler de manière autonome et proactive, avec un esprit d’entraide et de collaboration.
• Un intérêt pour la formation en entreprise et l'encadrement d'un·e apprenti·e est un plus.