secrétaire de direction

Missions principales

La personne occupant ce poste aura pour mission d'assister directement la direction dans la gestion efficace du département, tout en faisant preuve d'un haut niveau de confidentialité et d'autonomie. Ses responsabilités comprennent :

• Gestion de l'agenda du directeur, incluant les rendez-vous, déplacements et priorités.
• Réception, traitement et rédaction de la correspondance, ainsi que des réponses téléphoniques avec tact.
• Organisation, préparation et suivi des réunions, y compris la prise de procès-verbaux.
• Gestion et suivi des dossiers de la direction, tels que les évaluations, cahiers des charges et documents RH.
• Suivi des échéanciers et respect des délais imposés.
• Rédaction de notes de synthèse, rapports et documents divers, basés sur des recherches d’information.
• Élaboration de statistiques, tableaux de bord et suivi budgétaire.
• Mise à jour, classement et archivage de la documentation.
• Conception de supports de présentation (transparents, diaporamas, statistiques d'activité).
• Participation à l’amélioration des procédures internes.
• Interface avec des partenaires internes et externes, comme des communes, hôpitaux, EMS, écoles, etc.
• Gestion logistique, notamment des fournitures, matériel, mobilier et organisation d’événements.
• Intégration des nouveaux collaborateurs, stagiaires ou apprentis.
• Contribution à la communication, à la collaboration et à l'entraide au sein du département.

Profil recherché

• Formation :
  - École supérieure de commerce, CFC d'employé·e de commerce ou formation jugée équivalente.
  - Formation complète de secrétaire de direction.
• Expérience :
  - Minimum 5 ans dans une fonction de secrétariat de direction.
  - Expérience souhaitée dans le secteur de la santé.
• Compétences et connaissances :
  - Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie).
  - Capacité à lire et analyser un budget, ainsi qu'à concevoir et suivre des statistiques.
  - Connaissance de base en anglais.
  - Sens de l'organisation, gestion des priorités et respect des délais.
  - Discrétion, tact, rigueur et aisance rédactionnelle.
  - Bon relationnel et aptitude à collaborer avec différents interlocuteurs internes et externes.