Leiterin Sekretariat

Berufsprofil

In dieser Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der selbständigen Führung des Sekretariats sowie der Leitung des Sekretariatsmitarbeiters/der Sekretariatsmitarbeiterin. Zu Ihren Aufgaben gehört die allgemeine Administration sowie die Verantwortung für Teilbereiche im Bereich Finanzen und Personal.

Wesentliche Aufgaben

• Hauptbuch und Nebenbücher (Debitoren und Kreditoren):
• Verarbeitung aller Prozesse im Tagesgeschäft des Hauptbuchs.
• Erstellung des monatlichen Reportings mit relevanten Kennzahlen gemäß den Vorgaben Ihrer Vorgesetzten.
• Führung der Finanzplanung und des Cash Managements.
• Vorbereitung der Zwischenabschlüsse je Quartal.
• Erstellung von Forecasts und Prognosen.
• Vorbereitung der MWST-Abrechnungen pro Quartal.
• Mitarbeit bei der Budgetierung.
• Vorbereitung des Jahresabschlusses in Kooperation mit dem Dienstleister Finanz- und Rechnungswesen sowie der Revisionsstelle.
• Kreditoren:
• Verarbeitung aller täglichen Abläufe im Bereich Kreditoren.
• Aufbereitung der Zahlungen für das E-Banking.
• Debitoren:
• Verarbeitung aller täglichen Abläufe im Bereich Debitoren.
• Verantwortlichkeit für die Fakturierung.
• Durchführung des Mahnwesens inkl. Inkasso.
• Ansprechperson und Verantwortlicher im Bereich IT sowie Bindeglied zu unseren Dienstleistern (BORM, Smart Dynamic etc.).
• Kontaktperson bei Versicherungsfragen und Bindeglied zum KMU-Versicherungsbroker.
• Abwicklung der Schlussabrechnungen und Garantiescheine.
• Protokollführung bei BL-Sitzungen.
• Sicherstellung der Stellvertretung des Sekretariats bei Abwesenheiten und Ausfällen.
• Betreuung der Homepage.

Ihr Profil

Sie bringen umfassende Erfahrungen in den genannten Bereichen mit und zeichnen sich durch eine strukturierte und selbständige Arbeitsweise aus. Ihre Kommunikationsfähigkeiten und Ihre Fähigkeit, im Team zu arbeiten, fördern eine reibungslose Zusammenarbeit.