Opportunité pour jeune diplômé : Réceptionniste / Assistant administratif

A propos du rôle

Pour une commune du canton de Genève, un·e Réceptionniste / Assistant.e administratif.ve sera en charge des aspects administratifs et techniques pour une mission à 80% ou 100% (le 80% nécessite de travailler tous les matins du lundi au vendredi avec deux après-midi de congé).

Ce rôle est central dans le bon fonctionnement du secrétariat communal : entre contact avec les citoyen·ne·s, gestion des dossiers administratifs courants, et suivi des dossiers, les journées seront variées et riches en responsabilités.

Le/ou_la candidat·e sera rattaché·e à la responsable du secrétariat et travaillera en étroite collaboration avec les services techniques et administratifs. Le poste s'articule autour de trois grands axes :

Tâches

• Accueil et support administratif
  • Gérer l'accueil téléphonique et physique des habitant·e·s
  • Répondre aux demandes liées aux prestations communales (cartes d'identité, attestations de domicile, médailles de chiens, etc.)
  • Tenir la caisse, vendre les documents usuels, gérer les stocks, les cartes journalières et les commandes diverses
  • Participer à la mise en place logistique d'événements internes
• Administration et gestion de dossiers
  • Rédiger et suivre divers dossiers (logement, cimetière, mariages, gestion des clés, etc.)
  • Gérer les locations de salles et leur planning via un outil numérique
  • Traiter le courrier, classer et archiver les documents via un système GED
  • Participer aux actions de communication (envois de flyers, cartes de vœux, annonces diverses)
• Suivi technique et logistique
  • Planifier et suivre les travaux de maintenance des bâtiments communaux
  • Demander des devis, suivre les appels d'offres et s'assurer de leur bonne exécution
  • Suivre les relations avec les prestataires, mandataires, régies et entreprises
  • Gérer les contrats d'entretien, les échéances, les coûts et les aléas techniques

Nous cherchons

Le/La candidat·e idéal·e remplira plusieurs des critères suivants :

• Titulaire d'un CFC d'employé·e de commerce ou équivalent
• Justifie d'une première expérience dans une fonction similaire
• Maîtrise des outils informatiques courants et aisance avec les outils digitaux
• Excellente communication en français, à l'oral comme à l'écrit
• Autonomie, rigueur, sens du service public et capacité à garder son calme, même dans les périodes chargées
• Aime évoluer dans un environnement dynamique où les journées se suivent et ne se ressemblent pas

Ce que nous offrons

• Un poste polyvalent, stimulant et utile à la communauté
• Un environnement humain, structuré, avec une ambiance bienveillante
• Un taux d'activité flexible à choix entre 80% (tous les matins et deux après-midi de congé) ou 100%
• La possibilité de se former et d'évoluer dans ses responsabilités

Notre processus de recrutement

Ce processus de sélection est continu et peut être clôturé avant la fin du processus si nous passons à la phase suivante. Le processus comprend des tests afin de trouver le bon talent pour le bon poste, de favoriser l'égalité, la diversité et un processus équitable.

Faire partie d'Academic Work

En rejoignant cette expérience, vous intégrerez un réseau de consultants qui offrent de nombreux bénéfices ainsi qu'une équipe de Consultant Manager pour vous soutenir dans cette étape de votre carrière.