Fachperson Support und Koordination im Event-Bereich

Ihre Aufgaben

• Sie koordinieren sämtliche interne Buchungsanfragen der Akademie-Räumlichkeiten und übernehmen die Logistik sowie die Kommunikation mit internen und gegebenenfalls externen Dienstleistern.
• Sie sind verantwortlich für die Vermietung der Empa-Räumlichkeiten an externe Partner, inklusive Beratung vor Ort, Erstellung von Offerten und Mietverträgen.
• Sie organisieren eigenständig Veranstaltungen wie Weiterbildungskurse, interne Events und Besucherführungen. Dies umfasst die logistische Planung, Programmerstellung, Einladungsmailings, Teilnehmer-Management und Kommunikation mit ReferentInnen sowie externen Partnern in Deutsch und Englisch.
• Sie kümmern sich um die administrativen Belange der Kommunikationsabteilung wie Rechnungsstellung und Support weiterer Aktivitäten.
• Sie pflegen die Intra- und Internetpräsenz des Teams sowie den Veranstaltungskalender der Empa.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder entsprechendes Studium.
• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Veranstaltungssupport bzw. in der -organisation.
• Gute Anwenderkenntnisse von Event-Tools, insbesondere für Event-Management und Mailing, sowie Freude an der Verwendung weiterer ICT-Tools wie CMS und CRM.
• Strukturierte, proaktive und initiative Persönlichkeit mit hohem Maß an organisatorischen, administrativen und koordinierenden Fähigkeiten.
• Hohe Sozialkompetenz, Teamfähigkeit und Dienstleistungsorientierung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Zeitliche Flexibilität.

Die Empa bietet eine spannende, stimulierende und dynamische Umgebung, in der Innovation, Kreativität und Selbstverantwortung wichtige Erfolgsfaktoren sind.