Secrétaire d'unité CDI 80-100%

Description du poste

Dans le cadre de votre fonction au sein du secteur des autorisations, vous serez le premier point de contact avec les usagers·ères concernant leurs demandes d’autorisations (autorisations de pratiquer, d’exploiter, etc.). Vous serez responsable de la gestion de la permanence téléphonique et de l'information à vos interlocuteurs·trices.

Responsabilités

• Réceptionner l’ensemble du courrier entrant adressé au domaine et le répartir par secteur.
• Envoyer les autorisations et autres documents produits par le domaine.
• Participer activement aux colloques du domaine.
• Compléter et tenir à jour les tableaux destinés à l'équipe en charge de la facturation des prestations délivrées par le domaine.
• Renseigner les usagers·ères par téléphone, courriel, courrier ou au guichet.
• Rédiger et mettre à jour des textes pour le site Internet sur les pages du domaine.
• Apporter un soutien administratif au·à la responsable du secteur des autorisations (organiser des séances, rédiger des notes, des rapports, des courriers, etc.).

Qualifications

• CFC d'employé·e de commerce ou titre jugé équivalent.
• Expérience dans le domaine administratif de minimum 3 ans.
• Bonnes capacités rédactionnelles, aisance avec les chiffres et maîtrise des outils informatiques courants.
• Connaissances du logiciel Typo 3 (site internet), un atout.
• Capacité à gérer des interlocuteurs·trices mécontent·e·s et à maîtriser ses émotions.