Rezeptionist -in / Sekretär-in 50%-100%

Profil

Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit, die unsere Kunden und Besucher mit Professionalität und Freundlichkeit willkommen heißt. Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit und können idealerweise auf erste Berufserfahrung in einer ähnlichen Position zurückblicken.

Ihr Profil

• Ausbildung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung: Erste Berufserfahrung in einer ähnlichen Position von Vorteil.
• Sprachkenntnisse: Deutsch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere relevante Sprache, z.B. Englisch, sind ein Plus.
• MS Office: Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook).
• Kommunikationsstärke: Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und ein freundliches, serviceorientiertes Auftreten.
• Organisationstalent: Selbstständige, strukturierte und effiziente Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit.
• Belastbarkeit: Fähigkeit, auch in hektischen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren und Prioritäten richtig zu setzen.
• Teamfähigkeit: Freude an der Zusammenarbeit im Team.

Ihre Aufgaben

In Ihrer Funktion als zentrale Kontaktperson spielen Sie eine entscheidende Rolle. Ihre Hauptaufgaben umfassen:

• Empfang und Betreuung: Professioneller Empfang und freundliche Betreuung von Kunden, Besuchern und Lieferanten.
• Telefonmanagement: Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen, Beantwortung allgemeiner Anfragen.
• Korrespondenz: Erstellung, Bearbeitung und Versand von E-Mails, Briefen und anderen Schriftstücken.
• Terminmanagement: Koordination und Verwaltung von Terminen und Besprechungsräumen.
• Büroorganisation: Allgemeine administrative Aufgaben wie Ablage, Datenpflege, Postbearbeitung und Materialbestellung.
• Unterstützung der Geschäftsleitung/Teams: Administrative Unterstützung verschiedener Abteilungen oder der Geschäftsleitung bei Bedarf.
• Datenbankpflege: Aktualisierung und Pflege von Kundendatenbanken und anderen Systemen.
• Reiseorganisation (optional): Unterstützung bei der Buchung von Reisen und Unterkünften.

Wir bieten

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position in einem dynamischen und etablierten Umfeld.
• Ein motiviertes und kollegiales Team.
• Attraktive Anstellungsbedingungen / marktgerechtes Gehalt.
• Moderne Büroräumlichkeiten / gute Verkehrsanbindung.
• Möglichkeiten zur Weiterbildung und persönlichen Entwicklung.