Projektassistent/in (Kommunikation & Events) 80-100%

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Projektleitung im Tagesgeschäft und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Hintergrund
• Termine, Aufgaben und offene Punkte im Blick behalten sowie deren Nachverfolgung koordinieren
• Informationen strukturieren, Inhalte aufbereiten und für Transparenz im Projekt sorgen
• Zentrale Postfächer betreuen und eingehende Anfragen koordinieren
• Begleitung des Ein- und Austritts von Projektmitarbeitenden inklusive Organisation von Zugängen und Systemen
• Pflege von Listen und Übersichten sowie Sicherstellung klarer Teamstrukturen
• Mitarbeit bei organisatorischen Themen rund um das Projektbüro und enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Schnittstellen
• Verwaltung von Dokumenten und Plattformen sowie Sicherstellung einer sauberen und nachvollziehbaren Ablage
• Überprüfung der Vollständigkeit von Unterlagen gemäss Vorgaben
• Koordination digitaler Freigaben, beispielsweise über DocuSign
• Erstellung und visuelle Aufbereitung von Präsentationen und Inhalten
• Unterstützung bei interner Kommunikation wie Newslettern oder Projektupdates
• Pflege von Projektseiten sowie Mitwirkung bei der Erstellung von Videoinhalten
• Organisation von Meetings, Workshops und kleineren Events inklusive Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
• Vorbereitung von Inhalten, Protokollführung sowie Nachbereitung
• Koordination organisatorischer Details wie Räume, Verpflegung und Teilnehmermanagement
• Unterstützung der Teams im Umgang mit digitalen Tools und Plattformen
• Pflege von Projektboards und Sicherstellung von Transparenz im Fortschritt
• Einhaltung bestehender Prozesse sowie aktive Mitwirkung bei deren Weiterentwicklung

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im kaufmännischen oder wirtschaftsnahen Bereich (z. B. Kommunikation oder Marketing)
• Erste Erfahrung in Administration, Projektarbeit oder Kommunikation von Vorteil
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools und digitalen Plattformen
• Affinität zu strukturiertem Arbeiten und neuen Technologien
• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Teamorientierte Persönlichkeit mit proaktiver Haltung
• Schnelle Auffassungsgabe sowie ausgeprägte Organisationsstärke
• Hohe Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Starke Kommunikationsfähigkeiten - schriftlich und mündlich
• Gespür für Präsentationen und visuelle Inhalte

Das dürfen Sie erwarten

• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen Projektumfeld
• Hohe Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• Ein motiviertes Team mit kurzen Entscheidungswegen
• Moderne Tools und klare Prozesse
• Entwicklungsmöglichkeiten und spannende Projekte