Project Management Officer (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Sie möchten ein zentrales Transformations- und Digitalisierungsprojekt der ETH Zürich aktiv mitgestalten und den Überblick behalten, wenn es komplex wird? Im Rahmen eines Projekts treiben Sie gemeinsam mit einem engagierten Team die Einführung eines neuen Campus-Management-Systems und die Weiterentwicklung digitaler Prozesse voran. Ihre Rolle im Projekt-Office sorgt dafür, dass Planung, Steuerung und Zusammenarbeit effizient funktionieren und leistet somit einen direkten Beitrag zur Zukunft des Hochschulbetriebs.

Ihre Aufgaben

• Planung, Koordination und Organisation von Meetings, Workshops und Veranstaltungen für ein Projektteam mit rund 40 Mitarbeitenden.
• Aktive Begleitung von Meetings, inklusive Vorbereitung und strukturierter Nachbereitung (Protokolle, Entscheidungsgrundlagen und AI-gestützte Zusammenfassungen).
• Koordination der projektbezogenen Infrastruktur sowie Zugriffsrechte in Tools wie Jira, Confluence, SharePoint und MS Teams.
• Strukturierung, Pflege und Optimierung der digitalen Ablage sowie Templates und Projektdokumentationen.
• Proaktive Unterstützung der Projektkoordination sowie Projektleitung in organisatorischen und administrativen Belangen.
• Koordination der Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern im Projekt- und Hochschulumfeld.
• Unterstützung bei Rekrutierungen, Beschaffungen sowie dem Onboarding von Projektmitarbeitenden.
• First-Level-Support bei Tool-Fragen und Bereitstellung pragmatischer Lösungen im Arbeitsalltag.
• Weiterentwicklung bestehender Prozesse und aktive Einbringung von Ideen zur Optimierung digitaler Arbeits- und Kommunikationsabläufe.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Weiterbildung im Bereich Projektmanagement (z. B. HERMES, IPMA, Scrum).
• Mindestens zwei Jahre Erfahrung in der Organisation und Koordination von Projekten, vorzugsweise im digitalen oder technologischen Umfeld einer Hochschule.
• Sicherer Umgang mit Jira, Confluence und Microsoft 365.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine selbständige, präzise und zuverlässige Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit in agilen und hybriden Projektstrukturen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie stilsicheres Formulieren von Protokollen und Managementunterlagen.

Wir bieten

• Eine spannende Tätigkeit in einem zukunftsweisenden Projekt.
• Mitarbeit in einem kollegialen und motivierten Team.
• Flexible Arbeitszeiten, zentraler Arbeitsplatz sowie moderne Arbeitsumgebung und Nutzung neuester digitaler Tools.
• Raum für Eigeninitiative, Ideen und persönliche Weiterentwicklung.

Die ETH Zürich fördert eine inklusive Kultur und Chancengleichheit. Wir schätzen Vielfalt und schaffen ein Arbeitsumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt, bekannt für exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den Transfer neuen Wissens in die Gesellschaft. Über 30.000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert und zu Spitzenleistungen inspiriert.