Personal Assistant / Executive assistant

VOTRE MISSION

Vous accompagnerez la direction (fondateur·rice, CEO, comité restreint) afin de fluidifier l’organisation, sécuriser les priorités et libérer du temps à forte valeur ajoutée. Dans un contexte de croissance rapide, vous jouerez un rôle clé de pivot opérationnel, à l’interface entre la direction, les équipes internes et les partenaires externes.

• Gestion proactive de l’agenda (priorisation, arbitrage, anticipation)
• Préparation des réunions stratégiques (ordre du jour, documents, suivi des décisions)
• Suivi des dossiers transversaux et des échéances clés
• Filtrage et hiérarchisation des sollicitations internes et externes
• Interface entre la direction, les équipes, les partenaires, investisseurs ou clients clés
• Rédaction et mise en forme de communications internes et externes
• Organisation de réunions, événements, déplacements professionnels
• Suivi des actions décidées et relances
• Mise en place et amélioration de processus internes (documentation, outils, routines)
• Gestion et structuration de l’information (fichiers, outils collaboratifs, CRM, etc.)
• Contribution à la formalisation progressive des pratiques
• Gestion administrative courante (contrats, factures, fournisseurs)
• Coordination avec les prestataires externes
• Suivi budgétaire simple ou reporting de base selon les besoins

VOTRE PROFIL

• Formation en assistanat de direction, gestion, administration ou équivalent
• Expérience en start-up, environnement entrepreneurial
• Excellente maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Microsoft 365, outils de gestion de projets, agendas partagés)
• Très bonnes capacités rédactionnelles (français indispensable, anglais professionnel requis ; autres langues, un atout)
• Approche pragmatique, orientée solutions
• Fiabilité des suivis et respect des délais
• Capacité à structurer, prioriser et documenter
• Aisance avec des outils digitaux évolutifs
• Sens aigu de la confidentialité et de la loyauté
• Excellente capacité d’anticipation
• Autonomie élevée et esprit d’initiative
• Adaptabilité forte face à l’incertitude et au changement
• Intelligence relationnelle et posture professionnelle
• Résilience et gestion du stress