Opportunité pour jeune diplômé : Réceptionniste / Assistant administratif

A propos du rôle

Pour une commune du canton de Genève, nous recherchons un·e professionnel·le en charge des aspects administratifs et techniques pour une mission à 80% ou 100% (le 80% nécessite de travailler tous les matins du lundi au vendredi avec deux après-midi de congé).

Ce rôle est central dans le bon fonctionnement du secrétariat communal. Entre contact avec les citoyen·ne·s, gestion des dossiers administratifs courants, et suivi des dossiers, les journées seront variées et riches en responsabilités.

Le poste s'articule autour de trois grands axes :

Tâches

Accueil et support administratif

• Gérer l'accueil téléphonique et physique des habitant·e·s.
• Répondre aux demandes liées aux prestations communales (cartes d'identité, attestations de domicile, médailles de chiens, etc.).
• Tenir la caisse, vendre les documents usuels, gérer les stocks, les cartes journalières et les commandes diverses.
• Participer à la mise en place logistique d'événements internes.

Administration et gestion de dossiers

• Rédiger et suivre divers dossiers (logement, cimetière, mariages, gestion des clés, etc.).
• Gérer les locations de salles et leur planning via un outil numérique.
• Traiter le courrier, classer et archiver les documents via un système GED.
• Participer aux actions de communication (envois de flyers, cartes de vœux, annonces diverses).

Suivi technique et logistique

• Planifier et suivre les travaux de maintenance des bâtiments communaux.
• Demander des devis, suivre les appels d'offres et s'assurer de leur bonne exécution.
• Suivre les relations avec les prestataires, mandataires, régies et entreprises.
• Gérer les contrats d'entretien, les échéances, les coûts et les aléas techniques.

Nous cherchons

Voici les critères souhaités :

• Être titulaire d'un CFC d'employé·e de commerce ou équivalent.
• Justifier d'une première expérience dans une fonction similaire.
• Maîtriser les outils informatiques courants et être à l'aise avec les outils digitaux en général.
• Avoir une excellente communication en français, à l'oral comme à l'écrit.
• Faire preuve d'autonomie, de rigueur, avoir le sens du service public et savoir garder son calme, même dans les périodes chargées.
• Aimer un environnement dynamique où les journées ne se ressemblent pas.

Ce que nous t'offrons

• Un poste polyvalent, stimulant et utile à la communauté.
• Un environnement humain, structuré, avec une ambiance bienveillante.
• Un taux d'activité flexible à choix entre 80% (tous les matins et deux après-midi de congé) ou 100%.
• La possibilité de te former et d'évoluer dans tes responsabilités.

Notre processus de recrutement

Ce processus de sélection est géré par Academic Work, et il est important que toutes les questions concernant le poste soient adressées à cette organisation.

Le processus inclut des tests visant à trouver le bon talent pour le bon poste, en favorisant l'égalité, la diversité et un processus équitable.

Faire partie d'Academic Work

En rejoignant cette aventure, tu intégreras une équipe de consultants d'Academic Work qui t'offrira de nombreux bénéfices et un soutien durant cette étape de ta carrière.