Office Manager:in am Institut für Theoretische Informatik (m/w/d)

Institut für Theoretische Informatik - Engagement, Organisation und Dienstleistungsorientierung

Das Institut für Theoretische Informatik, Teil des Departements Informatik der ETH Zürich, sucht eine engagierte, organisierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit zur Unterstützung der Forschungsgruppen in allen administrativen Belangen.

Aufgabengebiet

In dieser vielseitigen Position erwarten Sie folgende Schwerpunkte:

• Finanzen & Projekte: Unterstützung der Budgetplanung, Betreuung von Grund- und Drittmittelprojekten, Erstellung von Rechnungen, sowie Ansprechperson für Spesen und Reisekosten.
• Personal & Administration: Organisation von Anstellungen und Austritten, reibungsloser Aufenthalt unserer Gäste, Beratung in administrativen Fragen.
• Lehre & Prüfungen: Koordinierung von Übungs- und Prüfungsbetrieb in Zusammenarbeit mit Dozierenden, inklusive Materialorganisation und Abrechnung von Hilfsassistierenden.
• Organisation & Events: Organisation von Gruppenmeetings, Workshops und Konferenzen sowie infrastrukturelle Aufgaben wie Beschaffungen und Arbeitsplatzkoordination.
• Kommunikation: Pflege und Aktualisierung der Kommunikationskanäle, um Informationen verständlich und ansprechend zu vermitteln.

Profil

Gesucht wird eine Person mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung und Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion:

• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie Verantwortungsbewusstsein.
• Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen und ausgeprägte Dienstleistungsorientierung.
• Überblick über vielfältige Aufgaben und Interesse an administrativen und finanziellen Fragen.
• Offene, respektvolle und wertschätzende Kommunikation im Team.
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil.
• Stilsichere Kommunikation in Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Interesse an einem internationalen, dynamischen und wissenschaftlich geprägten Umfeld.

Arbeitsort und Vorteile

Der Arbeitsplatz befindet sich im modernen Andreasturm, direkt am Bahnhof Zürich Oerlikon. Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit Teilzeit zu arbeiten, sind gegeben. Wir bieten attraktive Anstellungsbedingungen und zahlreiche Benefits, wie ÖV-Abonnemente, ein breites Sportangebot, Kinderbetreuung und attraktive Vorsorgeleistungen.

Gestalten Sie mit uns die Zukunft von Forschung und Lehre

Freuen Sie sich auf eine sinnstiftende Tätigkeit in einem engagierten, kollegialen und internationalen Team, das viel Raum für Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum bietet.

Diversität und Nachhaltigkeit

Im Einklang mit unseren Werten fördert die ETH Zürich eine inklusive Kultur, schätzt Vielfalt und pflegt ein respektvolles Arbeitsumfeld. Nachhaltigkeit hat für uns einen hohen Stellenwert, und wir streben eine klimaneutrale Zukunft an.

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und gemeinsam innovative Lösungen für die Herausforderungen der Zukunft zu entwickeln.