Office Manager:in am Institut für Maschinelles Lernen (m/w/d)

Institut für Maschinelles Lernen - Unterstützung in administrativen und organisatorischen Aufgaben

Das Boeva Lab und die Statistical Machine Learning Group sind Teil des Instituts für Maschinelles Lernen an der ETH Zürich, das ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld bietet. In dieser abwechslungsreichen Position übernehmen Sie eine koordinierende Rolle und unterstützen proaktiv die Professorinnen und deren Teams.

Aufgabenbereich

• Personalmanagement:
  • Begleitung von Ein- und Austritten sowie Beratung der Forschungsgruppen in administrativen Fragen.
  • Verwaltung von Personaländerungen und Betreuung akademischer Gäste.
• Finanzmanagement:
  • Verwaltung von Mitteln und Budgets, Koordinierung von Rechnungen und Spesenabrechnungen.
  • Betreuung von Projekten einschließlich des Reportings.
• Events:
  • Planung und Durchführung von Veranstaltungen.
• Teamarbeit im Institut:
  • Aktive Mitarbeit im Admin-Team zur gemeinsamen Planung und Umsetzung von Veranstaltungen.
  • Förderung einer effektiven Kommunikation innerhalb des Instituts.

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie idealerweise Erfahrung im universitären Umfeld.
• Sorgfältige Arbeitsweise mit einem Auge für Details und der Fähigkeit, den Überblick in komplexen Situationen zu behalten.
• Flexibilität und schnelle Auffassungsgabe zur effizienten Bewältigung täglicher Aufgaben.
• Freude an Teamarbeit und ausgeprägte Sozialkompetenz zur Schaffung einer positiven Atmosphäre.
• Engagement, Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und proaktives Handeln.
• Stilsicheres Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse.

Wir bieten

• Berufliche Entwicklung in einem Umfeld, das aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt.
• Einbindung in Arbeitsgruppen sowie im Admin-Team mit regelmäßigem Austausch.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung zwischen Büro und Home Office.
• Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Vergünstigungen wie ÖV-Abonnemente, breites Sportangebot sowie Kinderbetreuung.
• Attraktive Vorsorgeleistungen über das Vorsorgewerk PUBLICA.

Werte und Nachhaltigkeit

Die ETH Zürich setzt sich für eine inklusive Kultur, Chancengleichheit sowie ein respektvolles Arbeits- und Lernumfeld ein. Nachhaltigkeit ist ein zentraler Wert, an dem kontinuierlich gearbeitet wird.

Neugierig?

Besuchen Sie unsere Webseite für weitere Informationen über das Institut für Maschinelles Lernen sowie die Gruppen von Professor Boeva und Professor Yang.