Office Manager:in (80-100-%)

Über ChangeKultur

ChangeKultur ist eine lernende Organisation im sozialen Bereich, die Familien in herausfordernden Lebenssituationen mit Wertschätzung und wirksamen Lösungen coacht.

Wir pflegen eine werteorientierte Arbeitsweise und suchen Kolleg:innen, die unsere Kernwerte teilen. Erfolgreiche Zusammenarbeit entsteht, wenn du und wir die gleichen Werte - wie tiefgehendes Lernen, respektvolle Begegnung auf Augenhöhe, Interkulturalität als Bereicherung, Transparenz und Verantwortung - in unserem Handeln integrieren. Wenn du diese Haltung teilst und aktiv lebst, dann -tickst- du wie wir.

Rolle und Verantwortungsbereich

In dieser Position bist du die zentrale Koordinationsstelle innerhalb unserer Organisation und führst das OfficeTEAM. Zu deinen Aufgaben gehören die Strukturierung administrativer Abläufe, die Verantwortung für zentrale Prozesse in HR, Finanzen und Organisation sowie die Rolle des Gastgebers und Herzstücks unseres internen Miteinanders. Du arbeitest eng mit unserem pädagogischen Leitungsteam, insbesondere den Fallcoaches, zusammen, um die fachliche Qualität durch exakte Organisation, saubere Daten, fristgerechte Berichte und funktionierende Abläufe zu gewährleisten.

Deine Aufgabe - Führung und Ergebnisse

• Umsetzungsstark & lösungsorientiert: Du bist pragmatisch und stellst Fragen, findest Lösungen und setzt klare Impulse - professionell und mit einem Lächeln.
• Strukturgeber:in & Zeitmanager:in: Du sorgst dafür, dass Termine, Fristen und Prozesse eingehalten werden und denkst einen Schritt voraus.
• Teamführung & Coaching: Du leitest die Mitarbeitenden im Office-Alltag, begleitest Lernende professionell und schaffst klare Kommunikation und hohe Standards.
• Verantwortung für Office-Prozesse & Qualität: Zu deinen Aufgaben gehört die Sicherstellung eines zuverlässigen Workflows, einschließlich Protokollen von Sitzungen, Angebots- und Auftragsmanagement sowie der HR-Administration.
• Schnittstelle zur Fachleitung (Fallcoaching): Du unterstützt die Fallcoaches administrativ und sorgst für lückenlose und nachvollziehbare Dokumentationen.
• Organisation & Aussenwirkung: Du bist das kompetente Gesicht von ChangeKultur und stärkst unsere Changekultur durch klare interaktive Abläufe.

Was du mitbringst

• Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung (EFZ) oder Berufsmatura, idealerweise mit Weiterbildung in HR, Finanzen oder Leadership.
• Mehrjährige Erfahrung in Administration, Teamleitung oder Projektkoordination.
• Strukturierte Arbeitsweise mit hoher Eigeninitiative.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Kenntnisse weiterer Sprachen sind von Vorteil.
• Freude an Menschen, Teamführung und dem Organisieren komplexer Abläufe.

Deine Vorteile

• Selbstständiges Arbeiten mit Gestaltungsspielraum.
• Engagiertes, interkulturelles Team mit klaren Werten.
• Sinnstiftende Aufgabe mit direkter Wirkung auf junge Menschen.
• Coaching, Austausch & gezielte Weiterentwicklung.
• Lohn gemäss den Richtlinien des Kantons Zürich.