Office Manager at the Institute for Building Materials

Einblick in eine spannende Rolle

Das Institut für Baustoffe innerhalb des Fachbereichs Bau-, Umwelt- und Geomatikingenieurwesen an der ETH Zürich bietet ein internationales, dynamisches und intellektuell anregendes Arbeitsumfeld. Der Leiter der Gruppe ist zudem Co-Vorsitzender von Design++, dem ETH Center für Augmented Computational Design in Architektur, Ingenieurwesen und Bauwesen.

Stellenbeschreibung

• Persönliche Assistenz: Planung und Verwaltung von Terminen, professionelle und durchdachte Korrespondenz, Koordination mit internen und externen Partnern, Organisation von Dienstreisen, Koordination innerhalb der Gruppe und Gewährleistung effizienter Arbeitsabläufe.
• Umfassende administrative Unterstützung: Eigenständige Verwaltung aller administrativen Aufgaben für die Gruppe, HR-Administration und Unterstützung der Gruppenmitglieder, verantwortungsvolle Finanzplanung und -verwaltung, Organisation von Mitarbeiterevents und Retreats sowie gelegentliche Planung und Durchführung von Seminaren und Kolloquien.
• Teamarbeit innerhalb des Instituts: Aktive Teilnahme am Verwaltungsteam zur gemeinsamen Planung und Umsetzung von Veranstaltungen sowie zur Gewährleistung einer effektiven Kommunikation innerhalb des Instituts.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbar) und mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in einem Hochschulumfeld.
• Ausgeprägte Detailgenauigkeit, Organisationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, in komplexen Situationen den Überblick zu behalten; schnelles Verständnis und Flexibilität helfen Ihnen, tägliche Aufgaben effizient zu bewältigen.
• Teamorientierte Denkweise mit starken zwischenmenschlichen und kommunikativen Fähigkeiten, die zu einer positiven und kooperativen Atmosphäre beitragen.
• Hohe Motivation, proaktive, eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Fließende Deutschkenntnisse (schriftlich und mündlich) sowie sehr gute Englischkenntnisse; die Kommunikation innerhalb des Instituts erfolgt überwiegend auf Englisch.

Das Umfeld

• Werde Teil der ETH Zürich, einer weltweit führenden Institution, die aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt.
• Integration in das administrative Team innerhalb des Instituts und der Abteilung.
• Familienfreundlicher Arbeitsplatz mit einer unterstützenden und offenen Atmosphäre, die Ihre Arbeitszeiten zwischen Büro und Homeoffice ermöglicht.
• Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsangebote sowie attraktive Vorteile wie Rabatte auf öffentliche Verkehrsmittel, ein breites Sportangebot durch den ASVZ (Zürcher Sportverband) und Kinderbetreuung.
• Schulungsangebote für Mitarbeitende der ETH.

Werte und Visionen

Im Einklang mit unseren Werten fördert die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein, schätzen Vielfalt und schaffen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Nachhaltigkeit ist ein Grundwert für uns - wir arbeiten kontinuierlich auf eine klimaneutrale Zukunft hin.

Neugierig? So sind wir auch!

Für weitere Informationen über das Institut für Baustoffe besuchen Sie bitte unsere Website.