Mitarbeit Project Office SAP Transformation 3RI (80-100%) befristet

Projektübersicht

Im Rahmen des Projekts "SAP Transformation 3RI" arbeiten die drei Forschungsanstalten Eawag, WSL und Empa gemeinsam mit unserem Implementierungspartner AGILITA AG an der Einführung der SAP S/4HANA Private Cloud Edition 2025. Der geplante Go Live ist im November 2027, gefolgt von einer Hypercare-Phase bis Mai 2028. In diesem Kontext suchen wir eine engagierte Unterstützung, die zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts beiträgt und einen reibungslosen organisatorischen Ablauf sicherstellt.

Aufgabenbereiche

• Projektorganisation & Meetings: Organisation und Begleitung von Projektmeetings, Workshops und Steuerungsgremien – von der Vorbereitung über die Protokollführung bis zur Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen.
• Projektsteuerung & -controlling: Unterstützung im Risiko- und Qualitätsmanagement, Durchführung von Kostenkontrollen und Überwachung von Terminen, Meilensteinen sowie offenen Pendenzen.
• Tools & Dokumentation: Pflege von Aufgaben im Projektmanagement-Tool Asana und Sicherstellung einer strukturierten und nachvollziehbaren Projektdokumentation in Microsoft Teams und SharePoint.
• Koordination & Kommunikation: Abstimmung von Terminen zwischen den beteiligten Institutionen und Unterstützung der Projektleitung bei der Planung, Kommunikation und Entscheidungsfindung.
• Umsetzung & Go-Live: Mitwirkung bei Tests, Schulungen und Go-Live-Vorbereitungen sowie administrative Unterstützung während der Hypercare-Phase.

Anforderungen

• Ausbildung & Erfahrung: Kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung, idealerweise mit Erfahrung in der Projektadministration oder im Project Office; erste Erfahrung in SAP- oder IT-Transformationsprojekten von Vorteil.
• Arbeitsweise & Persönlichkeit: Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise mit gutem Überblick auch in anspruchsvollen Projektumfeldern; Freude am Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen sowie an Koordinations- und administrativen Aufgaben; Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Kenntnisse & Tools: Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-365-Anwendungen (insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint) sowie Erfahrung mit Projektmanagement-Tools, idealerweise Asana.
• Sprache: Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift.

Was wir bieten

Ein spannendes Projektumfeld: eine zentrale Rolle im Project Office eines organisationsübergreifenden Transformationsprojekts mit hoher strategischer Bedeutung. Sie leisten einen wichtigen Beitrag zur erfolgreichen Einführung von SAP S/4HANA bei den drei Forschungsanstalten Eawag, WSL und Empa. Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet, mit der Möglichkeit zur Verlängerung bis zum Ende der Hypercare-Phase.