Leiterin Sekretariat

Ziele und Funktion

In dieser Position sind Sie für die selbständige Führung des Sekretariats verantwortlich und leiten ein engagiertes Team von Sekretariatsmitarbeitern. Ihre Aufgaben umfassen allgemeine administrative Tätigkeiten sowie spezifische Bereiche der Finanzen und des Personalmanagements.

Hauptaufgaben

• Hauptbuch und Nebenbücher:
  • Verarbeitung aller Prozesse im Tagesgeschäft.
  • Monatliches Reporting mit entsprechenden Kennzahlen nach Vorgaben der Vorgesetzten.
  • Führung der Finanzplanung und des Cash Managements.
  • Vorbereitung von Zwischenabschlüssen je Quartal.
  • Erstellung von Forecasts/Prognosen.
  • Vorbereitung der MWST-Abrechnungen pro Quartal.
  • Mithilfe bei der Budgetierung.
  • Vorbereitung des Jahresabschlusses in Begleitung von Dienstleistern wie VGR und der Revisionsstelle.
• Kreditoren:
  • Verarbeitung aller Prozesse im Tagesgeschäft.
  • Aufbereitung von Zahlungen für E-Banking.
• Debitoren:
  • Verarbeitung aller Prozesse im Tagesgeschäft.
  • Verantwortung für die Fakturierung.
  • Durchführung des Mahnwesens, einschließlich Inkasso.
  • Funktion als Ansprechperson und Verantwortlicher im Bereich IT, Bindeglied zu unserem Dienstleister (BORM, Smart Dynamic etc.).
  • Kontaktperson bei Versicherungsfragen und Bindeglied zum KMU-Versicherungsbroker.
  • Abwicklung von Schlussabrechnungen und Garantiescheinen.
  • Protokollführung bei BL-Sitzungen.
  • Sicherstellung der Stellvertretung im Sekretariat bei Abwesenheiten und Ausfällen.
  • Betreuung der Homepage.