Facility & Mailroom Specialist 100% in Zürich (temporär bis auf weiteres) - Andere arbeiten im Büro. Sie sorgen dafür, dass sie es können…

Über uns

Wir sind ein international tätiges Unternehmen im Finanzumfeld mit Sitz in Zürich und suchen eine zuverlässige, diskrete sowie organisationsstarke Persönlichkeit zur Unterstützung unserer internen Abläufe.

Aufgabenbereich

In dieser vielseitigen Funktion sind Sie verantwortlich für die reibungslose Durchführung von administrativen und logistischen Abläufen. Ihre Hauptaufgaben umfassen:

• Mailroom und interne Logistik:
  • Entgegennahme, Kontrolle, Sortierung und Verteilung der eingehenden Post
  • Vorbereitung, Frankierung und Versand ausgehender Sendungen
  • Termingerechte Weiterleitung an die zuständigen Abteilungen und Stockwerke
  • Koordination mit der Schweizerischen Post und externen Kurierdiensten
  • Organisation von Abholungen und Sonderzustellungen
  • Einhaltung der internen Sicherheits-, Qualitäts- und Versandvorschriften
  • Kontrolle, dass keine verbotenen oder gefährlichen Sendungen angenommen oder versandt werden
• Facility Management:
  • Planung, Koordination und Kontrolle externer Dienstleister
  • Überprüfung von Räumen, Mobiliar und Einrichtungen
  • Erkennung und Meldung von Reparatur- oder Renovationsbedarf
  • Bearbeitung und Nachverfolgung von Anfragen über das Ticketsystem
  • Koordination technischer Alarme sowie von Brand- und Einbruchsmeldungen
  • Organisation der Büro- und Parkplatzvergabe
  • Verwaltung von Konferenz- und Sitzungsräumen
  • Überwachung der Reinigungs- und Unterhaltspläne
  • Erstellung und Kontrolle von Auswertungen zur Büroflächenauslastung
  • Verwaltung der Zutrittskontroll- und CCTV-Systeme
  • Vergabe und Nachverfolgung von Zutrittsberechtigungen
  • Unterstützung bei technischen oder organisatorischen Unregelmäßigkeiten

Ihr Profil

• Erfahrung im Facility Management, Gebäudebetrieb, technischen Dienst oder in einer vergleichbaren Funktion
• Erfahrung in einer Poststelle, internen Logistik oder im Kurierwesen ist von Vorteil
• Technisches Verständnis und ein gutes Auge für Unregelmäßigkeiten
• Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Professionelles Auftreten, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Gute Deutschkenntnisse sowie praxistaugliche Englischkenntnisse
• Gute MS-Office-Kenntnisse; Erfahrung mit Ticketsystemen ist von Vorteil

Rahmenbedingungen

• Arbeitsort: Zürich-City
• Pensum: 100 Prozent
• Arbeitszeiten: Montag bis Freitag, 08.00 bis 17.00 Uhr
• Stellenantritt: So schnell wie möglich
• Einsatzdauer: Temporärer Einsatz, derzeit ohne festgelegtes Enddatum

Sie erwartet ein professionelles, internationales Arbeitsumfeld mit hohen Qualitäts- und Sicherheitsstandards. Diese Funktion ist vielseitig, verantwortungsvoll und anspruchsvoller, als es der Begriff 'Poststelle' zunächst vermuten lässt.