Executive Assistant/in / Business Operations Manager/in (m/w) in Teilzeit (40%)

Unternehmen

Die Global Alliance Automotive AG unterstützt internationale Unternehmen bei Vertrieb, Geschäftsentwicklung und Internationalisierung in der Automobilindustrie. Gemeinsam mit unseren 19 Partnerbüros in 15 Ländern begleiten wir Kunden bei internationalen Wachstumsprojekten, Markteintritten und der Entwicklung neuer Geschäftsbeziehungen.

Über die Position

Zur Unterstützung unseres Geschäftsführers in der Schweiz suchen wir eine engagierte und selbstständig arbeitende Persönlichkeit, die operative, organisatorische und administrative Aufgaben übernimmt und aktiv zur Weiterentwicklung unseres Unternehmens beiträgt.

Besonderheiten der Zusammenarbeit

• Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer
• Internationale Kontakte in Europa, Asien und Nord- & Süd-Amerika
• Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
• Flexibilität bei Arbeitsort und Arbeitszeit
• Abwechslungsreiche Aufgaben an der Schnittstelle von Administration, Marketing und Business Operations
• Möglichkeit zur schrittweisen Erweiterung des Pensums

Aufgabenbereich

Event & Reiseplanung

• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Kundenbesuchen
• Planung und Koordination von Dienstreisen und Messebesuchen
• Terminmanagement und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung

Business Operations & Buchhaltung (Bexio)

• Erstellen der Quartalsrechnungen und Nachverfolgung der Zahlungseingänge
• Koordination von Rechnungen und administrativen Zahlungsprozessen
• Vorbereitende Buchhaltung und teilweise Verbuchung am Ende des Quartals
• Pflege und Verbuchung von Geschäftsvorfällen in Bexio

Marketing & Kommunikation

• Unterstützung bei LinkedIn-Beiträgen und digitalen Kommunikationsmaßnahmen
• Pflege von Präsentationen, Broschüren und Marketingunterlagen
• Recherche- und kleinere Projekt-Arbeiten

Administration & Datenmanagement

• Pflege von Kunden-, Kontakt- und Projektdaten
• Organisation der Dokumenten- und Datenablage
• Übernahme allgemeiner organisatorischer und koordinativer Aufgaben

Fachliches Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in Administration, Assistenz, Office Management oder Business Operations
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens B2)
• Gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Erfahrung mit Bexio oder vergleichbaren ERP-/Buchhaltungssystemen von Vorteil
• Interesse an digitalen Tools und KI-Anwendungen (z.B. Copilot oder ChatGPT)

Persönliches Profil

• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative und ausgeprägtes Organisationstalent
• Proaktive Persönlichkeit, die Aufgaben frühzeitig erkennt und selbstständig umsetzt
• Analytisches Denken und Freude an vielseitigen Aufgabenstellungen
• Sicheres Auftreten sowie hohe Kommunikationsfähigkeit im internationalen Umfeld

Unser Angebot

• Vertrauensvolle Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld
• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, einen Teil der Tätigkeit, nach Absprache, im Homeoffice auszuüben
• Kurze Entscheidungswege und direkter Einfluss auf das Unternehmen
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
• Raum für neue Ideen und persönliche Weiterentwicklung
• Langfristige Perspektive mit möglicher Erweiterung des Pensums

Unternehmen kontaktieren

Global Alliance Automotive AG
Johannes-Hirt-Strasse 12
8004 Au