Direktionsassistentin / Direktionsassistent

Aufgaben

Sie sind verantwortlich für das selbstständige und vorausschauende Führen sowie Priorisieren der Agenda der Direktorin. Zu Ihren speziellen Aufgaben gehören:

• Planung und Koordination sämtlicher Termine, Sitzungen und Reisen.
• Organisation von Geschäftsreisen im In- und Ausland, von der Vorbereitung bis zur Abrechnung.
• Planung, Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen, Veranstaltungen und Tagungen, inklusive Protokollführung und Nachbereitung.
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch (gelegentlich Französisch) mit hoher sprachlicher und stilistischer Sicherheit.
• Zugewandte und vertrauenswürdige Ansprechperson für Mitarbeitende, Studierende und Gäste des Instituts.
• Sichere Anwendung des Microsoft-Office-Pakets sowie der universitären IT-Systeme und Verwaltungssoftware.
• Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben sowie Stellvertretung im Team, wenn erforderlich.

Anforderungen

Um in dieser Position erfolgreich zu sein, bringen Sie idealerweise folgende Qualifikationen und Eigenschaften mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung, vorzugsweise im Bereich Direktionsassistenz, Organisation oder Reise-/Tourismusmanagement.
• Eine empathische, verlässliche und serviceorientierte Persönlichkeit, die sich mit Engagement und Freude für das Wohl der Mitarbeitenden einsetzt und auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick behält.
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent mit einer sorgfältigen, strukturierten Arbeitsweise und einem hohen Sinn für Details.
• Freude an der Planung und Koordination internationaler Termine, Reisen und Konferenzen.
• Stilsichere Kommunikation in Deutsch und Englisch; Französischkenntnisse sind von Vorteil.
• Hohe Flexibilität und Belastbarkeit sowie Freude an vielfältigen Aufgaben in einem lebendigen internationalen universitären Umfeld.
• Eine vorausschauende und eigenverantwortliche Arbeitsweise, verbunden mit Diskretion, Loyalität und einem offenen, wertschätzenden Umgang mit Menschen.

Wir bieten

• Ein wertschätzendes, internationales und lebendiges Arbeitsumfeld in einem motivierten Team.
• Abwechslungsreiche Aufgaben in direkter Zusammenarbeit mit der Institutsleitung.
• Einen zentralen Arbeitsplatz im beliebten Länggassquartier.
• Zeitgemäße und flexible Arbeitsbedingungen (Jahresarbeitszeit) nach kantonalen Richtlinien.

Ihr Arbeitsort: Universität Bern - Theodor Kocher Institut - Freiestrasse 1 - 3012 Bern