Direktionsassistent/in (80-100%)

Ihre neue Herausforderung

Zusammen mit Ihrer Kollegin führen Sie selbständig das Direktionssekretariat. Sie sind erste Anlaufstelle und Drehscheibe zwischen der Direktorin, den GL-Mitglieder sowie dem Institutsrat. Ihre Aufgabe ist es, die Direktorin und die Geschäftsleitung bei ihren Tätigkeiten von administrativen und organisatorischen Aufgaben zu entlasten und sie in ihren jeweiligen Verantwortungsbereichen zu unterstützen.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Vor- und Nachbereitung sowie Protokollierung der Sitzungen der Leitungsgremien von Swissmedic
• Organisation der allgemeinen Sekretariatsaufgaben wie Triage und Erledigung der Korrespondenz
• Pendenzenkontrolle und Führen der Terminkalender
• Organisation von Sitzungen und Dienstreisen

Ihr Profil

Nach Abschluss Ihrer kaufmännischen Grundausbildung haben Sie mehrere Jahre Berufserfahrung gesammelt und sich weitergebildet (Direktionsassistent/in o. ä.). Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten eigenständig und kümmern sich im kleinen Team im Jobsharing um komplexe Geschäftsfälle mit multiplen involvierten Stellen und Personen.

Sie verfügen über:

• Eine ausgeprägte Bereitschaft zu transparenter und zielorientierter Kommunikation
• Fähigkeit zum antizipierenden, vernetzten und übergreifenden Denken
• Selbstbewusstsein und Kompetenz im Umgang mit digitaler Technologie
• Wichtigkeit von Verschwiegenheit, Integrität, Loyalität und Kontaktfreudigkeit

Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Deutsch- und Französischkenntnisse sowie eine gute Verständigung auf Englisch runden Ihr Profil für diese Vertrauensposition ab.

Wir bieten Ihnen

Eine interessante, selbständige Tätigkeit in einem fachlich interessanten Umfeld an der Schnittstelle von Medizin, Forschung und Gesundheitspolitik. Büroräumlichkeiten in unmittelbarer Nähe zum Hauptbahnhof Bern sind Bestandteil attraktiver Anstellungsbedingungen, ebenso wie die Möglichkeit zum Homeoffice in Absprache mit dem Team.

Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung.