Collaborateur-trice administratif-tive

Description du Poste

En étroite collaboration avec l’équipe en place, ce rôle est essentiel pour le bon fonctionnement quotidien de l’association. Les missions comprennent, sans s’y limiter :

• Accompagner les familles, partenaires, institutions et équipes d’animation dans leurs démarches (inscriptions, transmission de documents, assistance technique, etc.)
• Gérer les inscriptions aux séjours (vérification des critères, traitement des remarques spécifiques, édition des listes de participant-es, etc.)
• Suivre les sondages et transmettre les informations importantes aux différents secteurs
• Assurer la gestion du standard téléphonique, du courrier (papier et électronique), ainsi que le traitement des retours
• Préparer et suivre la facturation des inscriptions, (création facture, encaissements, relances) via un logiciel comptable et une plateforme de paiement en ligne
• Organiser l’achat et la distribution des billets de transport pour les camps
• Préparer et suivre les demandes de subventions communales, cantonales et fédérales
• Gérer les procédures de recouvrement et les requêtes d’aides financières
• Participer à la gestion des fichiers et à la production de statistiques, via un CRM
• Contribuer à la mise à jour de la base de données (CRM), produire des statistiques et participer à la recherche de fonds (cotisations, relances, documentation)
• Superviser l’économat du bureau

Le secrétariat joue un rôle clé, car c’est par lui que passent la majorité des échanges initiaux. Ainsi, il est essentiel de savoir accueillir, renseigner et orienter avec empathie, clarté et professionnalisme, que ce soit par téléphone ou par courriel. Néanmoins, la plupart des tâches sont administratives, nécessitant une bonne combinaison d’aisance relationnelle et de solides compétences organisationnelles.

Pour réussir dans cette fonction, il est indispensable de faire preuve d’une organisation irréprochable, d’être rigoureux-se, attentif-ve aux détails et capable de gérer efficacement les priorités. Une bonne résistance au stress est également essentielle, surtout lors des périodes de forte activité.

360-Talents est une plateforme de recrutement full service. Nous mettons en relation les meilleurs talents avec les meilleures entreprises. Nous cherchons à associer des personnes et des entreprises qui s’harmonisent non seulement sur le plan des compétences, mais aussi sur le plan humain. Pour cela, nous mettons à disposition une évaluation scientifique des compétences interpersonnelles.