Assistenz Geschäftsleitung & Events, 100 %

Unterstützung der Geschäftsleitung und operative Projektbegleitung

Die Produktionsbude ist eine Eventagentur, die seit 2018 als Generalunternehmerin für Kund:innen oder als Veranstalterin schweizweit Projekte konzipiert und realisiert. Wir suchen eine Persönlichkeit, die die Geschäftsleitung umfassend im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft unterstützt. Sie sorgt für reibungslose administrative Abläufe, begleitet Projekte von der Konzeption bis zur Umsetzung und übernimmt eine aktive Rolle bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen.

Die Position eignet sich für eine selbstständige, flexible und lösungsorientierte Persönlichkeit, die gerne Verantwortung übernimmt, mitdenkt und auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick behält.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten

• Selbstständige Bearbeitung administrativer und organisatorischer Aufgaben
• Unterstützung und Entlastung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft
• Mitarbeit bei der Konzeption, Planung und Umsetzung von Projekten
• Koordination von Terminen, Aufgaben, Informationen und internen Abläufen
• Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumenten und Präsentationen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
• Aktives Einbringen eigener Ideen sowie Weiterentwicklung bestehender Konzepte
• Unterstützung bei organisatorischen und operativen Fragestellungen
• Tatkräftige Mitarbeit bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Events
• Kommunikation und Koordination mit internen und externen Ansprechpartnern
• Sicherstellung einer professionellen und termingerechten Abwicklung der übertragenen Aufgaben

Anforderungen

Fachliche Voraussetzungen

• Sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift
• Erfahrung im administrativen und organisatorischen Bereich von Vorteil
• Erfahrung in der Eventbranche von Vorteil

Persönliche Voraussetzungen

• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Hohes Organisationsvermögen
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Flexibilität hinsichtlich Arbeitszeiten und Aufgaben
• Eigeninitiative und lösungsorientiertes Denken
• Freude daran, Ideen einzubringen und Verantwortung zu übernehmen
• Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Teamorientierte und kommunikative Persönlichkeit

Kompetenzen und Entscheidungsbefugnisse

Die Assistenz Geschäftsleitung bearbeitet die ihr übertragenen Aufgaben innerhalb des vereinbarten Verantwortungsbereichs selbstständig. Sie koordiniert operative Themen, bereitet Entscheidungsgrundlagen vor und stimmt relevante Sachverhalte bei Bedarf mit der Geschäftsleitung ab.

Bei Projekten und Veranstaltungen übernimmt sie definierte Teilbereiche eigenverantwortlich und stellt deren termingerechte Umsetzung sicher.

Zusammenarbeit und Schnittstellen

Die Stelleninhaberin bzw. der Stelleninhaber arbeitet insbesondere zusammen mit:

• Geschäftsleitung
• Internen Mitarbeitenden und Projektteams
• Kunden und Geschäftspartnern
• Lieferanten und Dienstleistern
• Partnern und Unternehmen aus der Veranstaltungsbranche

Wir bieten

• Einen abwechslungsreichen Büroalltag
• Einen attraktiven Arbeitsplatz in Winterthur
• 5 Wochen Ferien
• Zugang zu einem grossen Netzwerk namhafter Unternehmen aus der Veranstaltungsbranche
• Mitarbeit an vielseitigen Projekten und Events
• Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen

Erfolgskriterien der Stelle

Die Stelleninhaberin bzw. der Stelleninhaber ist erfolgreich, wenn administrative und organisatorische Aufgaben zuverlässig und selbstständig erledigt werden, die Geschäftsleitung spürbar entlastet wird, Projekte termingerecht vorankommen und Veranstaltungen professionell unterstützt werden. Ebenso wichtig sind Eigeninitiative, Flexibilität und eine hohe Qualität in der internen und externen Kommunikation.