Assistent Front Office & Event Manager

Führungsaufgaben

Unterstützung bei der Führung der Mitarbeitenden (Front Office, Reservations und Chasseure) nach dem Leitbild des 7132 Hotels und Sicherstellung, dass die hohen Erwartungen der Gäste jederzeit erfüllt werden.

• Bei Abwesenheit des Front Office Managers sind Sie die Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte anderer Abteilungen.
• Konsequentes Umsetzen des Qualitätsmanagement Systems und sicherstellen, dass sich dieses stets weiterentwickelt und als dynamisches Hilfsinstrument im Aufgabenbereich eingesetzt wird.
• Up-Selling und Cross-Selling im Haus.

Fachliche Aufgaben

• Betreuung von Gästen mit höchsten Erwartungen.
• Abholen von Gästefeedback und sicherstellen, dass alles Relevante umgehend erledigt wird, insbesondere Reklamationen zur gänzlichen Zufriedenheit des Gastes behandelt werden.
• Gewährleisten, dass die Vorgaben hinsichtlich Auftreten, Kleidung, Hygiene, Uniformen, Erscheinungsbild und Auftreten aller Front Office Mitarbeitenden den hohen Anforderungen entsprechen.
• Sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden jederzeit mit ihrem Arbeitsumfeld vertraut, adäquat geschult und betreut sind.
• Gemeinsame Überwachung mit dem Front Office Manager der Reservierungsvorgänge sowie laufende Auslastungskontrolle unter Berücksichtigung von maximalem Ertrag.
• Fördern von Up-Selling und Cross-Selling Massnahmen im Haus und zwischen den einzelnen Abteilungen.
• Aktualität in Sachen Trends sicherstellen und kontinuierliches Umsetzen von Best Practice Initiativen.
• Sicherstellen, dass die Gästekartei jederzeit aktuell und akkurat geführt wird.
• Unterstützung bei der Durchführung von abteilungsspezifischen Schulungen.
• Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden im Team.
• Vertretung des Guest Relation Coordinators bei dessen Abwesenheit gemeinsam mit dem FO Team.
• Gelegentliche Ablöse des Night Auditors bei Ferienabwesenheit.

Events

• Organisation des Tagungs-, Bankett- und Veranstaltungswesens inkl. Buchen von Zimmern, Veranstaltungsräumen und Restaurants.
• Koordination des gesamten Korrespondenzwesens mit Gast/Ansprechperson (Offerten, Bestätigungen, Rechnungsstellung).
• Erstellen und Versand des Vertrages nach Absprache des FOM.
• Interne Absprachen tätigen und ggf. Meetings koordinieren.
• Persönliche Absprache der Events mit Gast/Ansprechperson.
• Erstellen von Function Sheets und Briefing der involvierten Abteilungen.
• Event Betreuung und Organisation vor Ort, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs während der Veranstaltung.
• Auswertung der Events, Erstellung von Reportings, Feedbackeinholung und Debriefing.