Assistent Front Office & Event Manager

Führungs- und Fachliche Aufgaben

In dieser Position unterstützen Sie die Führung der Mitarbeitenden im Front Office, Reservations und Chasseuren, gemäß dem Leitbild des 7132 Hotels. Sie stellen sicher, dass die hohen Erwartungen der Gäste jederzeit erfüllt werden. Bei Abwesenheit des Front Office Managers fungieren Sie als zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte anderer Abteilungen.

Ein konsequentes Umsetzen des Qualitätsmanagement Systems gehört zu Ihrem Verantwortungsbereich. Sie gewährleisten, dass sich dieses kontinuierlich weiterentwickelt und als dynamisches Hilfsmittel im Alltag eingesetzt wird. Zudem fördern Sie aktiv Up-Selling und Cross-Selling im Haus.

• Betreuung von Gästen mit höchsten Erwartungen.
• Einfangen von Gästefeedback und umgehende Bearbeitung relevanter Anliegen, insbesondere von Reklamationen, um die vollste Zufriedenheit des Gastes sicherzustellen.
• Sicherstellung, dass alle Mitarbeitenden in Bezug auf Auftritt, Kleidung, Hygiene und Erscheinungsbild den hohen Anforderungen entsprechen.
• Kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeitenden, um Sicherheit im Umgang mit Gästen zu gewährleisten.
• Überwachung der Reservierungsvorgänge in Zusammenarbeit mit dem Front Office Manager unter Berücksichtigung von Ertrag und Marktentwicklungen.
• Erarbeiten und Umsetzen von Best Practices und Trends im Bereich Gastfreundschaft.
• Aktualisierung und Pflege der Gästekartei mit relevanten Informationen.
• Unterstützung bei der Durchführung von Schulungen und Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Event-Management

Zusätzlich umfassen Ihre Aufgaben die Organisation des Tagungs-, Bankett- und Veranstaltungswesens. Dazu gehören das Buchen von Zimmern, Veranstaltungsräumen und Restaurants sowie die Koordination des gesamten Korrespondenzwesens mit Gästen und Ansprechpartnern.

• Erstellung und Versand von Verträgen nach Rücksprache mit dem Front Office Manager.
• Persönliche Absprache der Events sowie Erstellung von Function Sheets.
• Betreuung und Organisation der Veranstaltungen vor Ort, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
• Auswertung der Events, inklusive Feedbackaufnahme und kontinuierlicher Verbesserung.