Assistant(e) Administratif(ve) - Facility Management

À propos de notre organisation

Nous sommes un Family Office, promoteur, propriétaire et gestionnaire de notre patrimoine immobilier privé, qui comprend des résidences, des propriétés historiques, ainsi que des immeubles administratifs et commerciaux accueillant des locataires prestigieux. Notre mission est de préserver, valoriser et gérer ce patrimoine de manière durable, en offrant un service d'excellence fondé sur la confiance, la discrétion et un sens aigu du détail.

Votre rôle et responsabilités

Au sein du département Facility Management en plein développement, vous travaillerez en étroite collaboration avec le Responsable Facility Management et l’Assistant Technique. Ce rôle exige une grande polyvalence, tout en maintenant la confidentialité et en favorisant l'esprit d'équipe. Vous aurez l'opportunité de contribuer activement à la création et à l'organisation de ce département dynamique.

Principales missions :

• Assurer le suivi administratif quotidien des activités du département Facility Management.
• Gérer les demandes Helpdesk, les bons de travail et le suivi administratif des interventions.
• Participer au suivi des projets, travaux, maintenances et prestataires.
• Assurer le suivi administratif des devis, commandes, contrats, factures et achats.
• Organiser les réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des actions décidées.
• Gérer courriers, classement, archivage et mise à jour des dossiers administratifs.
• Participer à la gestion des inventaires et au suivi documentaire du patrimoine.

Structuration du Family Office

Au-delà des tâches administratives, votre engagement contribuera à la structuration du département Facility Management, en mettant en place :

• Une documentation claire et durable des dossiers administratifs et techniques.
• Des méthodes de classement et d’archivage efficaces.
• Des procédures et outils de suivi améliorés.
• La digitalisation et l'optimisation continue des processus administratifs.

Votre rôle sera crucial dans le développement d'une organisation de qualité et pérenne.

Profil recherché

• Formation en gestion immobilière, administrative ou équivalente.
• 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle administratif similaire, idéalement au sein d’un Family Office ou d’une société immobilière.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit; la connaissance de l’allemand est un plus.
• Compétences rédactionnelles exceptionnelles et maîtrise des outils Microsoft Office 365.
• Intérêt marqué pour la structuration documentaire et l'amélioration continue des processus.
• Personne rigoureuse, organisée, discrète, proactive et orientée service.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur.
• Excellentes compétences relationnelles et aisance dans les échanges avec divers interlocuteurs.
• Autonomie tout en favorisant la collaboration avec la hiérarchie et l'équipe.
• Polyvalence, adaptabilité et volonté de participer activement au développement du Family Office.