Assistant(e) Administratif(ve) – CDI 100%

Présentation de la Fondation Solar Impulse

La Fondation Solar Impulse promeut des solutions propres et rentables capables de répondre aux défis environnementaux tout en soutenant la croissance économique. À travers son réseau international de partenaires et son label Solar Impulse Efficient Solution, la Fondation identifie et accélère l’adoption de technologies durables à l’échelle mondiale.

Description du rôle

Le(a) candidat(e) soutiendra l’équipe du Bureau de la Fondation et du Président dans diverses tâches administratives, la communication interne et l’organisation logistique, contribuant à une gestion fluide des demandes et apportant un soutien opérationnel aux différentes équipes.

Responsabilités principales

• Coordination du Secrétariat :
  • Gestion de la boîte e-mail du secrétariat central
  • Tri des demandes entrantes vers les équipes concernées
  • Coordination des demandes de réunions internes
  • Planification des réunions dans l’agenda du Président
• Support Administratif :
  • Préparation des documents et supports pour les réunions
  • Point de contact de l’équipe communication
  • Mise à jour de la base de données de contacts et suivi administratif
  • Support pour l’envoi d’invitations, cartes de vœux et courriers
• Déplacements et Logistique :
  • Assistance à l’organisation des déplacements pour les directeurs de la Fondation (réservations, coordination logistique, suivi administratif)
  • Soutien logistique pour les déplacements de groupe (réservations d’hôtels et des transports)
  • Soutien ponctuel à l’équipe du Bureau du Président lors de périodes de forte activité
• Coordination des événements internes & hospitalité :
  • Coordination et organisation de déjeuners internes
  • Commande de catering
  • Préparation des salles de réunion (mise en place café, matériel, disposition de la salle)
• Soutien administratif personnel auprès du Président :
  • Suivi et renouvellement de certains abonnements et adhésions (compagnies aériennes, associations, clubs, etc.)
  • Suivi de la validité de licences et certifications
  • Soutien à la planification de vols d’entraînement
  • Mise à jour et suivi de certains documents administratifs

Profil recherché

• Diplôme administratif (CFC d’employé(e) de commerce ou équivalent)
• 3 ans d'expérience minimum dans un rôle de support administratif ou d’assistanat
• Français courant (oral et écrit) et anglais niveau B1
• Permis de conduire B
• Idéalement basé(e) à Lausanne ou région proche

Compétences techniques

• Bonne maîtrise de l’environnement Mac et des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel et Google Drive)

Qualités personnelles

• Excellent sens du relationnel et aisance dans les interactions avec des interlocuteurs externes
• Capacité à s’adapter à des agendas et priorités évolutifs
• Esprit d’équipe et sens de l’organisation
• Personnalité flexible
• Sens élevé de la confidentialité, de la discrétion et du service