Assistant administratif - Réception

À propos de notre organisation

urbaplan s'engage à développer des solutions durables en collaboration avec les acteurs politiques, économiques et sociaux qui influencent notre territoire. Forts de près de 60 ans d'expérience et de cinq implantations en Suisse, nous mettons en œuvre des processus de co-construction pour promouvoir le bien-vivre ensemble et être un catalyseur de changement dans les domaines de l'urbanisme, de l’aménagement du territoire, du paysage et de l’ingénierie de l’environnement.

Les missions

• Support administratif de la succursale neuchâteloise : accueil et réception physique et téléphonique, gestion de la correspondance, relecture et mise en page de rapports, suivi de bases de données et classement, gestion des impressions et montage des dossiers officiels ;
• Gestion organisationnelle de la succursale : suivi des agendas avec réservation de salles, organisation des séances et événements, gestion des besoins lors de déplacements, vacances et remplacements, gestion de l’économat et des prestataires pour les besoins internes, tenue de la caisse, achats divers ;
• Suivi administratif des appels d’offres (collecte des pièces, mise en forme, envoi et suivi) ;
• Soutien aux collaborateurs : accueil des nouveaux collaborateurs, suivi des besoins et demandes logistiques, appui à la facturation ;
• Assurer la réception téléphonique pour l’ensemble des succursales trois demi-journées par semaine et lors des remplacements.

Le profil recherché

• Personne proactive, capable d'anticiper les besoins et de soutenir efficacement ses collègues dans les tâches administratives ;
• Personne rigoureuse, garantissant une communication écrite de haute qualité avec un excellent niveau de français écrit et oral (l’allemand et l’anglais sont un plus) ;
• Capacité à prioriser et à s’organiser efficacement ;
• Communication aisée et ouverte avec tous ;
• Excellente maîtrise de la suite Office, PowerPoint et Google (Docs, Sheets, Drive) ; connaissance de la suite Adobe notamment InDesign un atout ;
• Aisance avec les outils d’intelligence artificielle pour optimiser l’organisation et les tâches administratives ;

Soft skills attendus

• Esprit d’initiative et force de proposition ;
• Excellent entregent et sens du service ;
• Attitude positive, orientée vers les solutions et la coopération ;
• Précision et attention aux détails ;
• Respect strict de la confidentialité.

Notre cadre de travail

• Environnement stimulant au sein d’une équipe pluridisciplinaire et engagée dans la transition écologique ;
• Bureau certifié B-Corp, illustrant notre engagement en matière de responsabilité sociale et environnementale ;
• Conditions de travail attractives : horaires flexibles, budget formation (3 jours par an) et divers avantages en matière de prestations sociales et de voyages d’études.

Détails pratiques

Lieu de travail : Neuchâtel
Taux d’occupation : 50 %, idéalement réparti sur 4 jours avec une journée complète le mercredi à convenir.
Horaire : 8h00 à 12h00 et 13h00 à 17h00.

Documents requis

Merci de prévoir votre CV, une lettre de motivation, des certificats de travail et vos diplômes. Le poste se situe dans un open space.