Secrétaire de direction – Cuisine de production

Présentation

Nous recherchons une personne pour fournir un soutien administratif et organisationnel à la direction de la cuisine de production. Cette fonction implique de faciliter la coordination entre diverses équipes, tout en veillant au bon fonctionnement des activités administratives et réglementaires.

Responsabilités Principales

• Assistanat de direction
  • Gérer l'agenda de la direction, incluant les réunions et les rendez-vous.
  • Organiser les réunions internes, rédaction des comptes rendus et préparation des ordres du jour.
  • Déterminer les priorités selon les urgences opérationnelles.
• Gestion administrative quotidienne
  • Traiter les courriers et courriels entrants.
  • Rédiger divers documents administratifs tels que procès-verbaux, courriers et rapports d'activités.
  • Gérer le classement des documents de production, incluant fiches techniques et traçabilité.
  • Préparer les documents liés aux contrôles HACCP et aux normes de qualité.
• Suivi des opérations de production
  • Superviser les plannings du personnel de cuisine, incluant absences et remplacements.
  • Gérer les feuilles de production et de livraison en coordination avec les responsables de secteur.
  • Assurer la circulation fluide des informations entre les différentes parties prenantes.
  • Mettre à jour les bases de données internes relatives aux recettes et fournisseurs.
• Support RH et logistique
  • Participer à la gestion des aspects administratifs du personnel, tels que contrats et suivi des formations.
  • Effectuer le suivi administratif concernant les commandes de matières premières et de matériel.

Compétences Requises

• Savoir-faire
  • Excellente maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).
  • Capacité à gérer et organiser des documents liés à la production.
  • Bonne connaissance du fonctionnement d'une cuisine professionnelle ou centrale.
  • Aisance avec les chiffres pour le suivi de budgets et de stocks.
• Savoir-être
  • Rigueur, fiabilité et attention particulière aux détails.
  • Autonomie, gestion des priorités et capacité à travailler en équipe.
  • Discrétion professionnelle et sens de la réactivité face à l'imprévu.

Formation et Expérience

Un diplôme en secrétariat ou en gestion administrative est requis, ainsi qu'une expérience dans la restauration, l'agroalimentaire ou la logistique. Des connaissances sur les normes d'hygiène alimentaire (HACCP) sont souhaitées.