Reservation Manager & Event Manager (m/w/d)

Überblick der Aufgaben

Das Reservation Management spielt eine zentrale Rolle in der Gästebetreuung und umfasst vielfältige Verantwortlichkeiten. Ein effektives Management des Reservierungsteams ist unerlässlich, um die Qualität und Effizienz sicherzustellen.

Reservation Management

• Unterstützung des Front Office Managers bei der Führung, Motivation und Weiterentwicklung des Reservations-Teams.
• Sicherstellung einer effizienten Anreisekontrolle sowie Weiterleitung relevanter Gästeinformationen an andere Abteilungen.
• Aktive Förderung von Zusatzverkäufen im Rahmen der Zimmerbuchung (Transfer, Spa, Restaurants, Specials etc.).
• Mitarbeit im Tagesgeschäft: Bearbeitung von Individualreservierungen über Telefon, E-Mail und Online-Systeme, Versand von Angeboten und Bestätigungen im 7132-Wording innerhalb von 24 Stunden.
• Überwachung der Reservierungsprozesse und laufende Auslastungskontrolle unter Berücksichtigung von maximalem Ertrag und Verfügbarkeit.
• Teilnahme an wöchentlichen Forecast-Meetings inkl. Umsetzung und Kommunikation notwendiger Anpassungen.
• Pflege von Zimmerraten, Packages und Restriktionen im PMS sowie in den Buchungssystemen.
• Kontinuierliche Markt- und Trendbeobachtung sowie Umsetzung von Best-Practice-Initiativen.
• Bearbeitung von Gästereklamationen vor Anreise.
• Mitarbeit an abteilungsspezifischen Projekten.
• Einarbeitung neuer Teammitglieder und individuelle Förderung der Reservations-Mitarbeitenden in Abstimmung mit dem Front Office Manager.
• Organisation und Durchführung regelmäßiger Abteilungsmeetings.
• Zwischenbeurteilungen und Entwicklungsgespräche im Reservations-Team.
• Laufende Optimierung interner Abläufe zur Steigerung der Gästezufriedenheit und Effizienz.

Event Management

• Planung und Organisation von Tagungen, Banketten und Veranstaltungen inkl. Zimmer-, Raum- und Restaurantbuchungen.
• Eigenständige Korrespondenz mit Gästen und Ansprechpartnern (Offerten, Bestätigungen, Rechnungen).
• Vertragserstellung in Abstimmung mit dem Front Office Manager.
• Interne Abstimmungen und ggf. Koordination von Meetings.
• Persönliche Eventabsprachen mit Gästen.
• Erstellung von Function Sheets und Briefings für beteiligte Abteilungen.
• Betreuung und Organisation von Events vor Ort, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
• Auswertung von Veranstaltungen inkl. Reportings, Feedbackeinholung und Debriefings.

Qualitäts- und Verkaufsorientierung

• Konsequente Umsetzung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems.
• Aktives Up- und Cross-Selling im gesamten Haus.

Anforderungen an das Profil

• Mehrjährige Erfahrung im Bereich Reservierung, Event- oder Front Office Management, vorzugsweise in der Luxushotellerie.
• Führungserfahrung und ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten.
• Starke Serviceorientierung und Kommunikationskompetenz.
• Sicherer Umgang mit PMS- und Buchungssystemen.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse, weitere Sprachen von Vorteil.
• Belastbarkeit, Flexibilität und lösungsorientierte Arbeitsweise.