Office & Administration Manager/in 80%

Professionelle Büroleitung in einem internationalen Unternehmen

Für ein international tätiges und erfolgreiches Unternehmen im ZH Oberland suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit in einer vielseitigen Schlüsselposition. In dieser Funktion übernehmen Sie die Verantwortung für die gesamte Büroorganisation und unterstützen die Geschäftsleitung in administrativen, organisatorischen sowie koordinativen Aufgaben.

Aufgabenbereich

• Verantwortung für einen reibungslosen und professionellen Büroalltag sowie Sicherstellung effizienter administrativer Abläufe
• Unterstützung der Geschäftsleitung in organisatorischen und administrativen Belangen
• Führung und Weiterentwicklung eines kleinen Administrationsteams
• Organisation und Koordination von Meetings, Terminen sowie internen Projekten
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen
• Unterstützung und Koordination sämtlicher administrativer HR-Prozesse (Eintritte, Austritte, Personalstammdaten, Versicherungen, Zeiterfassung und Dokumentationen)
• Unterstützung in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung inklusive Mahnwesen
• Prüfung, Kontierung und Verwaltung von Rechnungen sowie Unterstützung administrativer Finanzprozesse
• Überwachung offener Forderungen und Abklärungen bei Zahlungsverzögerungen
• Unterstützung und Koordination der administrativen Auftragsabwicklung
• Betreuung und Koordination von Lieferanten, externen Dienstleistern sowie der Büroinfrastruktur
• Ansprechpartner/in für IT-, Infrastruktur- und organisatorische Themen
• Pflege und Weiterentwicklung von Ablagesystemen sowie Erstellung und Verwaltung von Dokumentationen
• Optimierung bestehender Prozesse und Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses innerhalb des Unternehmens

Anforderungen

• Kaufmännische Grundausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem Handelsunternehmen
• Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen, vorzugsweise SAP R/3; Kenntnisse in Microsoft Dynamics sind von Vorteil
• Gute Kenntnisse in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie Verständnis für HR- und Finanzprozesse
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Excel und PowerPoint)
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise
• Hohe Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Dienstleistungsorientierung
• Kommunikationsstarke Persönlichkeit mit stilsicherem Deutsch; Französisch und Englisch sind von Vorteil
• Flexibel, belastbar und Freude an einer vielseitigen Drehscheibenfunktion
• Erste Führungserfahrung oder die Motivation, ein kleines Team erfolgreich zu führen

Was Sie erwarten dürfen

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Schlüsselposition mit grossem Gestaltungsspielraum
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und kurze Entscheidungswege
• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit Verantwortung in den Bereichen Administration, HR, Finanzen und Organisation
• Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Moderne Arbeitsmittel sowie attraktive Anstellungsbedingungen
• Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Eine langfristige Perspektive in einem erfolgreichen und zukunftsorientierten Unternehmen

Wenn Sie an dieser herausfordernden und spannenden Position interessiert sind, freuen wir uns auf Ihr Interesse.