Collaboratrice administrative 80% pour un remplacement

Description du Poste

Nous recherchons un professionnel pour prendre en charge divers aspects essentiels au bon fonctionnement de notre organisation. Vous serez impliqué dans le soutien logistique et administratif, garantissant ainsi la fluidité des opérations.

Responsabilités Principales

• Gestion de la réception, y compris le soutien et le remplacement durant les vacances.
• Gestion de la centrale téléphonique : répondre aux appels, renseigner les interlocuteurs et rediriger les appels.
• Gestion de l’économat du secteur : réalisation de commandes de matériel via le système interne.
• Gestion des publications de la réception, incluant affiches et brochures.
• Gestion des réservations pour les salles de conférence.
• Gestion du courrier, avec soutien et remplacement durant les vacances.

Soutien Logistique

• Réception de marchandises et mise en place dans un lieu de stockage approprié.
• Préparation de marchandises destinées à d’autres services.

Rédaction et Organisation

• Rédaction de documents de type gestion de la qualité en collaboration avec la Responsable administrative.
• Mise en page divers documents.
• Organisation de séances, incluant la recherche de dates et l'envoi de convocations.
• Soutien à la mise en place de projets d’organisation.
• Prise en charge de petits projets selon les besoins, le temps disponible et les compétences.

Compétences Linguistiques

Niveau A2 / B1 en anglais, avec la capacité de répondre au téléphone et de répondre à des questions simples tout en redirigeant les appels.