Assistant(e) de projets

Descriptif du Poste

Ce rôle est essentiel pour garantir une gestion administrative efficace, soutenant le directeur de succursale ainsi que les conducteurs de travaux. Les responsabilités incluent la gestion des flux administratifs de l'organisation, leur traitement et leur archivage. L'interlocuteur principal pour les appels téléphoniques, il se doit d'être organisé et de respecter les délais impartis. La diversité des tâches reflète les différentes activités de la succursale.

Rôle et Responsabilités

• Activités Générales :
  • Gestion du courrier et courriels de la succursale
  • Rédaction de divers types de courriers
  • Gestion des fournitures de bureau
  • Archivage des documents
  • Gestion des documents officiels et de ceux des collaborateurs pour les chantiers
  • Transmission d'informations liées au personnel au service RH
  • Classement des documents dans le système de gestion
  • Traitement des demandes de dérogation de travail de nuit ou le samedi
  • Création des garanties de bonne exécution
• Activités Commerciales :
  • Suivi des offres et soumissions en collaboration avec le conducteur de travaux
  • Prise de contact avec les clients pour rendez-vous ou la prise de mesures
  • Gestion des commandes clients
  • Envoi des documents commerciaux après validation des responsables
  • Mise à jour des documents des affaires dans le système
  • Transmission des demandes d’offres au service de chiffrage
  • Réception et conseil à la clientèle
  • Vente de produits dans le ShowRoom
• Gestion de Projet :
  • Création d’achats et suivi des commandes
  • Gestion des commandes de sous-traitance
  • Gestion des demandes spécifiques pour les badges des ouvriers
  • Soutien administratif aux conducteurs de travaux
  • Support dans le traitement des réclamations
  • Vérification et validation des factures créanciers
• Marketing :
  • Gestion et tenue du ShowRoom
  • Création de fiches de références des produits
  • Support pour l’organisation d’événements en collaboration avec le responsable Marketing
  • Assurer la communication entre la succursale et le service Marketing

Compétences Requises

• Expérience et/ou formation dans le domaine administratif
• Connaissance approfondie des produits et prestations liés au revêtement de sol
• Maîtrise des outils informatiques
• Compétences linguistiques en Français et Allemand – niveau commercial, d'autres langues appréciées
• Méticulosité et sens des priorités
• Rapidité et précision dans la saisi
• Diplomatie et discrétion
• Proactivité et sens du commerce